Avajaisissa, lanseeraustilauksissa, seminaareissa ja monissa muissa tapahtumissa voi työskennellä suurikin määrä tapahtumahenkilöstöä. Yhdessä tilaisuudessa saattaa olla muun muassa asiakaspalvelijoita, sisäänheittäjiä, juontajia, tuote- ja palveluesittelijöitä, tapahtuma-avustajia, liikenteenohjaajia, järjestyksenvalvojia sekä muita erilaisia tapahtumatyöläisiä.
Kun johdetaan monihenkistä tiimiä ja organisoidaan suuremman henkilöstöjoukon toimintaa, on tärkeä kirkastaa tapahtuman tavoite, jakaa erilaiset roolitukset, huolehtia sujuvasta viestinnästä, motivoida tapahtumahenkilöstöä sekä varautua mahdollisiin eteen tuleviin erikoistilanteisiin.
Miten tällaisia suuria kokonaisuuksia sitten johdetaan? Lue alta projektipäällikkömme Katri Rousun viisi vinkkiä!
Vinkki 1: Suunnittele huolellisesti.
Resurssoi tarkkaan, miten paljon väkeä tarvitaan ja mihin rooleihin. Kasaa vanha kunnon lukujärjestys, josta selviää jokaisen tekijän paikka, työtehtävät ja tauot. Budjetoi ja täytä henkilöstötarpeet mahdollisimman kustannustehokkaasti, jotta asiakas saa rahoillensa parasta mahdollista vastinetta. Majoitus- ja logistiikkajärjestelyissä voi säästää suuriakin euromääriä!
Jos toimeksianto on esimerkiksi kiertueluontoinen tai kestää pitkän aikaa, huolehdi että tekijät saavat myös kaipaamansa levon.
Vinkki 2: Tee riskianalyysi.
Tapahtumatyössä on paljon liikkuvia osia. Kyky tehdä päätöksiä sekä toimia muutosjoustavasti ovat tapahtuma-alalla valttia, mutta tiettyihin erikoistilanteisiin voi varautua jo ennalta.
Mitä jos tekijä sairastuu? Mitä jos aikataulu edistää? Mieti jo etukäteen, mitkä ovat todennäköisimmät eteen tulevat, reagointia vaativat tilanteet ja laadi niiden varalle toimintasuunnitelma. Sovella harvinaisemmissa erikoistilanteissa omaa ammattitaitoasi ja pyydä matalalla kynnyksellä kollegan apua.
Kerää myös yhteen ja saavutettavaan paikkaan kaikki turvallisuutta koskeva tieto ja viesti siitä avoimesti tiimin kanssa.
Vinkki 3: Panosta selkeään viestintään.
Henkilöstön on helppo onnistua, kun he tietävät mitä heiltä odotetaan. Vaikka välitön vuorovaikutus ja kasvokkaiset kohtaamiset ovat tärkeitä, työtehtävät ja työn tavoitteet on paras toimittaa myös kirjallisesti. Toimita tekijälle vain häntä koskeva olennaisin informaatio, jotta tärkeät asiat eivät huku viestitulvaan.
Vinkki 4: Johda omalla esimerkilläsi.
Tekemisen meininki tarttuu. Kun jaksat vastata kysymyksiin, kohdata empatialla, rohkaista sekä kehua, myös tiimiläisesi suoriutuvat työstänsä paremmin. Motivoitunut henkilöstö näkyy myös tapahtuman loppukävijälle sekä tilaaja-asiakkaalle.
Vinkki 5: Luota itseesi!
Erikoistilanteita ei kannata säikähtää, sillä ne tarjoavat tärkeitä oppimisen paikkoja. Kun kerran ratkoo jonkun pulman, sen osaa hoitaa seuraavallakin kerralla. Kokemus tuo varmuutta, joten lähde vain rohkeasti tekemään!
Onko sinulla tulossa tapahtumia, joissa kaipaat apua?
Me huolehdimme henkilöstöresurssoinnin ja johtamisen puolestasi, jotta voit keskittyä olennaisimpaan.
Ota yhteyttä
Myyntijohtaja Henriikka Riihitupa
henriikka@helenariihitupa
+358 400 76 75 71