Helena Riihitupa Oy:n kokeneella tapahtumatiimillä on ammatilliset valmiudet vastata suurtenkin tapahtumatarpeiden kutsuhuutoon. Yritys oli mukana järjestämässä Glaston Oyj:n luotsaamaa kansainvälistä Glass Performance Days (GPD) -tapahtumaa Nokia Areenalla
Tapahtumatuottajan tärkein työkalu on hyvät organisointitaidot. Pitkäjänteinen valmistelutyö konkretisoituu itse tuotantoon, ja tapahtuman päätteeksi tehty työ pilkotaan osiin, raportoidaan ja analysoidaan. Suurten, areenakokoisten tapahtumien esituotanto kestää yleensä vuosia, mutta pienetkin tapahtumatoteutukset on hyvä suunnitella huolella.
— Kun tapahtumatuotannon tarpeita herää, meitä voi aina konsultoida. Autan mielelläni ja kerron millaisia asioita pitää huomioida, vaikkei siitä laskua lähtisikään, tapahtumatuotantojen projektijohtaja Mikael Wänskä rohkaisee.
Ammattilaisen palkkaaminen voi kuitenkin lopulta olla säästö.
— Kaikki aika, joka on pois omien asiakkaiden kohtaamisista, on kallista aikaa, Wänskä tietää.
Läpinäkyvä ja vastuullinen tapahtumatuotanto on eduksi koko tapahtuma-alalle
Helena Riihitupa Oy tunnetaan parhaiten tapahtumahenkilöstön välittämisestä, mutta yrityksellä on ammatilliset valmiudet ottaa vastuulleen hyvin kokonaisvaltaisesti muitakin tapahtumakenttien tehtäviä. Kohtaamistoimiston kokenut tapahtumatiimi huolehtii rutiininomaisesti muun muassa messuosastototeutuksista, mutta luonnistuupa siltä kutsuvierastilaisuudet tai vaikka areenatason tapahtumatkin.
— Tarjoamme tänä päivänä hyvin ammattimaisia tapahtumatuotannon palveluita. Meillä on valtavasti kokemusta talossa, sähköiset järjestelmät, joiden avulla data liikkuu ketterästi sekä valtavat kumppaniverkostot, joiden avulla pystymme vastaamaan asiakkaiden erikoisempiinkin toiveisiin, Wänskäluettelee.
Helena Riihitupa Oy ottaa asiakkaan niin toivoessa hoitaakseen kaiken koolle kutsumisesta kattavien loppuraporttien koostamiseen ja jälkimarkkinointiin. Tapahtumatuottajana yritys haluaa olla läpinäkyvä ja vastuullinen — sekä asiakkaiden että omien kumppaneidensa kanssa.
— Olemme saaneet valtavasti kiitosta siitä, että toimitamme hyvin tarkat ja avoimet erittelyt kaikista kuluista ja rohkaisemme aina asiakasta kysymään, jos mitä tahansa kysymyksiä herää, Wänskä sanoo.
Aiemmat onnistumiset toivat lisää vastuuta
Kansainvälisillä markkinoilla toimivalla Glastonilla on juuret Tampereella ja pitkät perinteet lasinjalostusteknologian ja niihin liittyvien palveluiden alalla. Yritys on ollut kehittämässä lasiteollisuutta järjestämällä maailman johtavaa lasialan Glass Performance Days -konferenssia (GPD), joka kokoaa yhteen koko lasiteollisuuden arvoketjun aina loppukäyttäjistä lasinjalostuslaitteiden valmistajiin. Nelipäiväinen ammattitapahtuma on järjestetty joka toinen vuosi jo 30 vuoden ajan — viimeisimpänä kuluvan vuoden kesäkuussa Nokia Areenalla.
— Tapahtumaan tulee kerta toisensa jälkeen kävijöitä yli 40 maasta. Vetovoima kertoo jotakin tapahtuman tarjoaman sisällön ja kohtaamisten tasosta ja miten upeasti se on pystynyt elämään ja kasvamaan näiden vuosien aikana, taustoittaa Glastonin sidosryhmäsuhteista vastaava johtaja Marko Mökkönen.
Helena Riihitupa Oy oli mukana GPD:n Nokia Areenan tapahtumajärjestelyissä. Vastuullinen event management -rooli annettiin alkujaan kohtaamistoimistolle, koska tapahtumaorganisaatiolla oli hyviä kokemuksia aiemmista yhteistöistä.
— Arvostamme tekijöissä sitä, että prosessi otetaan haltuun ja se hoidetaan hyvin loppuun asti. Tällöin syntyy luottamus, joka kantaa läpi yhteistyön, Mökkönen kiteyttää.
GPD:n esituotanto ja varsinainen tapahtuma työllistivät valtavan määrän tekijöitä useasta eri yrityksestä. Kohtaamistoimiston väki jäi sekä asiakkaan että tapahtumakävijöiden mieleen.
— Meidän pitää pystyä tuottamaan arvoa asiakkaillemme, ja kyllä Helena Riihitupa Oy:n tuoma arvo oli ihmiset, jotka olivat tätä tapahtumaa tekemässä. Ihmiset, joilla oli valmiudet ja motivaatiota saavuttaa asiakkaan toiveet ja tavoitteet, ja mennä jopa vähän niiden yli, summaa Helena Riihitupa Oy:n Mikael Wänskä.
Kuva: Opa Latvala