Kutsuvierastilaisuuksissa, asiakasilloissa, vuosijuhlissa ja hyvinvointipäivissä on paljon liikkuvia osia, joita pitelee käsissään kokenut tapahtumatuottaja. Tuotanto aikataulutetaan aina kolmeen vaiheeseen: esituotantoon, tapahtumaan ja jälkituotantoon. Vaikka tapahtumakävijälle jää usein muistijälki vain itse tapahtumasta, jokainen perioodi on yhtä tärkeä. Tapahtumatoimien ulkoistaminen tapahtumatalolle on sijoitus paitsi itse tapahtuman onnistumiseen, mutta voi myös tuoda ihan oikeita säästöjä.
Miksi siis palkkaisit tapahtumatuottajan sen sijaan, että huolehtisit tapahtumajärjestelyistä itse?
- Ulkoistamalla tapahtumatuotannot ammattilaiselle voit itse keskittyä omien asiakkaidesi kohtaamiseen. Aika, joka on pois omien asiakkaiden kohtaamisista, on kallista aikaa.
- Esituotanto on aina työvaiheista työläin, eikä ole lainkaan tavatonta harkita koko tapahtuman perumista esituotantovaiheen stressikuormituksen puristuksessa. Tapahtumatoimiston huolehtiessa esivalmisteluista sinä ja henkilöstösi olette vapaita kaikista järjestelypaineista.
- Mistä rekrytoisin järjestyksenvalvojan? Onhan äänentoisto varmasti tilaan sopiva? Miten paljon ruokaa olisi hyvä varata 100 hengelle? Tapahtumatuottajan laajoista verkostoista sekä tapahtuma-alan työkokemuksesta löytyy vastaukset kaikkiin tapahtumajärjestelyitä koskeviin kysymyksiin. (Tapahtumatuottajalla on usein vastaukset myös sellaisiin kysymyksiin, joita kukaan ei hoksaa kysyäkään!)
- Tapahtuman jälkeen takki on usein tyhjä, mutta valojen sammuttuakin vielä tekemistä riittää. Jälkituotannossa muun muassa kerätään tapahtumakävijöiltä arvokasta palautetta, jota voidaan hyödyntää seuraavan tapahtuman suunnittelussa. Tapahtumista taltioidut valokuvat ja videot on myös hyvä saada pikaisesti jakoon ja hyödyntää markkinoinnissa vielä silloin, kun ne kävijöitä puhututtavat ja kiinnostavat. Jälkituotannon voi myös hoitaa tapahtumatalon omat ammattilaiset, jotta sinä pääset tapahtumasta virkistyneenä taas kiinni työn arkeen.
- Sinä ja vieraasi olette onnistuneet juhlat ja upean tapahtumanne ansainneet!
Tapahtumatuotannon tarpeita? Tapahtumatuotantojen projektijohtajamme Mikael konsultoi mielellään kaikissa tapahtumiin liittyvissä kysymyksissä.
Mikael Wänskä
mikael@helenariihitupa
040 350 0445
Kuva: Opa Latvala